Företag utsätts dagligen för bedrägerier med kapade företagsuppgifter i samband med öppnande av företagskonto och fakturering, vilket i många fall leder till stora förluster. Det enklaste tillvägagångssättet är att företagets säljare kontaktas på telefon av någon som säger sig företräda ett företag som vill öppna konto för fakturering.

I dagens företagsklimat förväntar sig kunder att fakturor hanteras snabbt och enkelt. Bedragare vet detta, och utnyttjar situationen för att få igenom ett snabbt avtal. I detta inlägg listar vi ett par viktiga tips för att undvika falska fakturor och bedrägerier.

1. Använd TeleID för att enkelt verifiera en identitet mitt i ett samtal

Bedragare ställer inte så många frågor, vill ofta ha en snabb affär, frågar inte efter rabatter och ändrar ofta leveransadress, men i de fall företag “ID-kapas” och de kapade företagen har god kreditvärdighet och renommé faller tyvärr många av listans åtgärder. I de fall bedragarna “kapar” ett genuint företag kommer många av kontrollerna bara visa en bild av ett genuint företag med klanderfri kreditvärdighet.

Det är därför extra viktigt att kunna verifiera att man talar med en genuin företrädare för företaget som vill handla mot faktura. Tyvärr har metoderna för en sådan verifiering hittills medfört längre hanteringstider av faktureringsgodkännanden, och därför struntar man ofta i att göra kontroller som borde gjorts.

Nu ger tjänster som t.ex. TeleID, möjligheten för företagare att snabbt och enkelt verifiera en identitet direkt i pågående telefonsamtal med kund. Detta i kombination med kontrollrutiner gör det möjligt att försäkra sig om att man ingår avtal med rätt person och företag, något som gynnar alla inblandade parter, och gör det betydligt svårare för bedragare.

Efter att vi under en tioårsperiod i olika former utsatts för falska fakturaköp som kostade oss tid och pengar och motarbetat detta med manuella rutiner och kreditkontroller har nu Woody byggt en webbaserad kundregistrering för fakturaköp, som innefattar BankID-verifiering genom API via IDkollen. Vi övertygade om att en sådan process avskräcker de flesta bedragare och det har sedan start haft avsedd effekt

Andreas Johansson, VD, Woody Falkenberg Varbergs Trä AB.

2. Förlita er på god praxis inom fakturahantering

Det finns ett par saker alla företag bör göra för att reducera riskerna för bedrägerier, och de flesta av dem har att göra med god fakturahantering.

Använd 3-vägsmatchning

Om ditt företag kan matcha fakturor mot en köporder och ett kvitto är risken betydligt lägre för att ni ska utsättas för ett bedrägeri. De flesta bedragare tar sig inte tiden att skapa så pass sofistikerade falska uppgifter att de står emot en ordentlig koll via 3-vägsmatchning.

Granska fakturaaktivitet

Om en av era kunder plötsligt sänder ut fler fakturor än vanligt kan det vara en god anledning att granska dessa fakturor extra noggrant. Bedragare försöker ofta se ut som vanligt förekommande leverantörer då företag ofta betalar dessa fakturor utan vidare granskning.

Automatisera – men låt inte automatiseringen utnyttjas

Allt fler verktyg skapas för att underlätta företagares ekonomi och fakturahantering. I dessa program kan man ofta ställa in att fakturor kräver extra granskning om de når över en viss summa. Bedragare vet om detta och fakturor från bedragare ofta hamnar precis under en sådan gräns.

3. Involvera fler personer i fakturahanteringen för att undvika bedrägerier

Medan hela företaget inte kan vara involverad i fakturahanteringen skadar det inte med ett extra steg i godkännandefasen. Det kan snabbt bli riskabelt om det alltid är en och samma person som har behörighet att godkänna allt. I olika faktureringsprogram finns det inställningar för att dela ut behörigheter. I de lägen då det är rimligt kan den ansvarige för fakturering roteras mellan olika personer.

Utöver dessa tips har Nina Jelver, bedrägerieexpert på Svensk Handel, listat dessa förebyggande åtgärder:

  • Googla företaget du gör affärer med
  • Varningslistan, tidigare omdömen och varningar
  • Företagsadress (bor de i en postbox?)
  • Dubbelkolla årsredovisningen (ex. anställda, sociala avgifter?)
  • Nyligen genomfört styrelseändringar?
  • Granska eventuella domäner (när registrerades den?)

Använd TeleID för att undvika falska avtal

För att undvika att teckna falska avtal, det vill säga avtal från bedragare, är TeleID ett värdefullt verktyg. Du kan läsa mer om TeleID här, och kontakta gärna oss om du vill veta mer om våra tjänster!

Thomas Bäcker

Thomas Bäcker
Oberoende Säkerhetskonsult, fd. Kundsäkerhetschef Blocket
thomas.s.backer@gmail.com

Kontakta oss gärna om ni veta mer om våra tjänster!